Recruitmentproces verbeteren? Zo bracht Martine structuur bij Dycotrade
Groei klinkt als vooruitgang: meer klanten, meer plannen en meer beweging. Maar groei laat ook zien waar een organisatie nog te veel op losse afspraken draait.
Bij Dycotrade werd dat zichtbaar in recruitment. De organisatie werkte internationaal, was volop in ontwikkeling en wilde het recruitmentproces verder professionaliseren. Niet omdat recruitment stilviel, maar omdat het proces niet meer stevig genoeg voelde voor de fase waarin Dycotrade zat.
Zolang recruitment overzichtelijk blijft, kom je vaak ver met korte lijntjes. Even bellen, even mailen, even bijwerken. Maar zodra verschillende hiring managers, hr en externe recruitmentpartners betrokken zijn bij dezelfde candidate flow, wordt die manier van werken kwetsbaar.
Kandidaten doorlopen meerdere stappen. Managers moeten op tijd feedback geven. Externe partners willen weten waar ze aan toe zijn. En hr moet het overzicht houden. Als dat niet in één duidelijke flow samenkomt, kost elke stap net iets meer tijd dan nodig.
Dycotrade wilde daarom het recruitmentproces verbeteren. Met meer overzicht in de candidate flow, betere samenwerking tussen stakeholders en een candidate experience die past bij een professionele, groeiende organisatie.
Via Fygi kwam Martine de Munk aan boord. Zij zag al snel dat Dycotrade geen recruiter nodig had die simpelweg taken overnam, maar iemand die tooling, mensen en werkwijze bij elkaar bracht. Zodat recruitment kon meegroeien met de organisatie.
Zo werd snel duidelijk: de oplossing zat niet in harder werken, maar in beter organiseren.
Het ATS was er al, nu moest de recruitmentflow kloppen
Dycotrade werkte met Teamtailor. Een goed ATS (Applicant Tracking System) helpt om recruitment overzichtelijker te maken, maar een systeem doet niets vanzelf. Als de flow eromheen niet klopt, blijven mensen alsnog buiten het systeem om afstemmen. Dan ontstaan er alsnog losse lijstjes, losse updates en extra controlemomenten.
Martine richtte Teamtailor daarom niet in als administratieve plek waar informatie wordt opgeslagen, maar als centrale omgeving waar recruitment samenkomt. Ze keek naar de volledige flow: van kandidaat tot gesprek, van feedback tot opvolging en van externe partner tot hiring manager.
Daarna bracht ze structuur aan. Workflows werden aangescherpt, automatiseringen kregen een duidelijke functie en interviewkits hielpen om gesprekken consistenter voor te bereiden en te voeren. Ook maakte Martine beter gebruik van analytics en candidate management, zodat Dycotrade meer inzicht kreeg in wat er in het proces gebeurde.
Het effect zat niet in de techniek alleen. Het zat vooral in de rust die daardoor ontstond. Hr kreeg meer overzicht. Hiring managers zagen sneller wat er van hen werd verwacht. Externe partners konden makkelijker meebewegen. En kandidaten kwamen minder snel vast te zitten tussen twee stappen.
“Het mooiste aan deze opdracht was dat recruitment, tooling en stakeholdermanagement echt samenkwamen. Je kunt een goede tool hebben, maar pas als het proces klopt en mensen ermee willen werken, ontstaat er beweging.”
Zo kreeg iedereen een duidelijke rol in recruitment
Een recruitmentproces verbeteren lukt alleen als mensen ermee willen en kunnen werken. Daarom besteedde Martine veel aandacht aan adoptie. Niet door dikke instructiedocumenten te maken, maar door de werkwijze praktisch en begrijpelijk te maken voor de mensen die er dagelijks mee werken.
Ze nam hiring managers mee in hun rol, gaf uitleg waar nodig en ontwikkelde handleidingen en onboardingmateriaal. Daardoor werd duidelijk wat er wanneer moest gebeuren. Niet alleen voor HR, maar ook voor de mensen die kandidaten spreken, beoordelen en verder helpen in het proces.
Dat maakte het verschil. Hiring managers hoefden minder te zoeken naar de juiste stap. Hr hoefde minder achter opvolging aan. Externe recruitmentpartners konden beter aansluiten op de manier van werken binnen Dycotrade. En doordat iedereen meer vanuit dezelfde flow werkte, werd recruitment minder afhankelijk van losse reminders en persoonlijke voorkeuren.
Zo werd recruitment niet iets wat vooral door hr werd gedragen, maar een proces waarin iedereen wist wat zijn rol was.
Een beter proces zorgt voor een betere candidate experience
Een beter recruitmentproces blijft niet achter de schermen. Kandidaten voelen het direct.
Ze merken of een organisatie snel reageert. Of gesprekken goed op elkaar aansluiten. Of feedback helder is. Of het proces professioneel voelt van eerste contact tot laatste terugkoppeling. En juist in een krappe arbeidsmarkt maakt dat verschil.
Bij Dycotrade zorgde de nieuwe werkwijze voor meer duidelijkheid in de candidate journey. Kandidaten kregen sneller en consistenter terugkoppeling. Hiring managers waren beter aangehaakt. Hr had meer zicht op wat er speelde. Daardoor voelde het proces niet alleen intern beter georganiseerd, maar ook professioneler richting de kandidaat.
Dat is belangrijker dan het soms lijkt. Een sollicitatieproces is vaak een van de eerste echte ervaringen die iemand met je organisatie heeft. Als dat proces rommelig voelt, doet dat iets met vertrouwen. Als het helder en zorgvuldig verloopt, laat je meteen zien hoe je als werkgever werkt.
Wat Dycotrade eraan overhield
Aan het einde van de opdracht stond er meer dan een beter ingericht ATS. Dycotrade had een recruitmentproces dat beter paste bij de groei van de organisatie:
- De candidate flow was overzichtelijker.
- Rollen en verantwoordelijkheden waren duidelijker.
- De samenwerking tussen hr, hiring managers en externe recruitmentpartners verliep soepeler.
- En kandidaten kregen een professionelere candidate experience.
Ook je recruitmentproces verbeteren met een interim recruiter?
Werk je al met een ATS, maar haal je er nog te weinig uit? Kost afstemming met hiring managers of externe recruitmentpartners te veel tijd? Of wil je kandidaten professioneler begeleiden, maar ontbreekt de structuur om dat elke keer goed te doen?
Dan is het misschien tijd om je recruitmentproces opnieuw tegen het licht te houden.
Met een interim recruiter via Fygi haal je iemand in huis die niet alleen vacatures oppakt, maar ook kijkt naar proces, tooling, samenwerking en candidate experience. Zo los je niet alleen de uitdaging van vandaag op, maar bouw je tegelijk aan recruitment dat klaar is voor morgen.
Wil je weten waar jouw recruitmentproces slimmer kan? Plan een kennismaking met Fygi. Dan kijken we samen welke interim recruiter past bij jouw organisatie.
